Interne Kommunikation – 7 Instrumente

1. E-Mail

Der König ist tot – lang lebe der König?

Ist die längste Zeit die Nummer Eins in der Unternehmenskommunikation gewesen. Da Mitarbeiter immer mehr remote, von zuhause und von unterwegs arbeiten, wird schon bald nicht jeder Ihrer Mitarbeiter zwangsläufig auch eine Firmen-E-Mailadresse besitzen. So oder so gilt: Die Reichweite Ihrer E-Mails hängt schon jetzt von der Fähigkeit Ihrer Mitarbeiter ab, sich durch ihre maßlos überfüllten E-Mail-Postfächer zu arbeiten – vorausgesetzt sie machen sich überhaupt die Mühe jede E-Mail zu lesen.

• War lange die #1 der internen Unternehmenskommunikation
• Heute wird viel remote gearbeitet (nicht jeder hat eine Firmen-E-Mail-Adresse)
• Reichweite nimmt immer mehr ab (Postfächer sind voll)

2. Mitarbeiterzeitschrift

Ist das Printmedium noch zeitgemäß?

Lange hoch wertgeschätzt für ihre Reichweite, ihre Markenstärke und das Storytelling hat die Mitarbeiterzeitschrift viele Nachteile: Sie ist teuer in der Produktion, ist häufig nicht sehr aktuell und ihre Ergebnisse sind schwer zu quantifizieren. Alternativen zur Mitarbeiterzeitschrift werden derzeit von vielen Unternehmen aktiv gesucht.

• Stark für Markenpräsentation und Storytelling
• Teuer in der Produktion
• Häufig nicht aktuell genug
• Ergebnisse schwer zu quantifizieren

Mögliche Alternativen:

• Digital Signage System (Instrument Nr. 6)
• Mitarbeiter-App (Instrument Nr. 7)

3. Mitarbeiter-Meetings

Geht physische Präsenz und Remote zusammen?

Während Mitarbeiter-Meeting unersetzbare Vorteile bei der Übermittlung von entscheidenden Informationen und face-to-face Interaktion mitbringen, könnten es die damit verbundenen Reise- und Verpflegungskosten sehr schwierig machen, alle Mitarbeiter regelmäßig in einem Raum zu versammeln. Mitarbeiter-Meetings sind ein top-down Kommunikationskanal, deren Effektivität im höchsten Maße abhängig von der Teilnehmerzahl ist. Meetings funktionieren einfach nicht, wenn „Remote-Mitarbeiter“ regelmäßig mit eingebunden werden sollen.

• Face-to-Face Interaktion gut für entscheidende Infomationen
• Teuer alle Mitarbeiter regelmäßig zusammen zu bringen
• Top-down Kommunikationskanal (hängt von den Führungskräften ab)
• Reichweite ist abhängig von der Teilnehmeranzahl
• Funktioniert nicht gut für Remote-Mitarbeiter

4. Briefe und Karten

Wofür kann der Klassiker noch genutzt werden?

Briefe und Karten sind eine gute Option für spezielle Anlässe, zu denen eine persönliche Note die Nachricht noch einmal aufwerten soll. Eine Weihnachtsgrußkarte an alle ihre Mitarbeiter zum Beispiel. Allerdings eignen sich Briefe nicht so sehr für die tägliche interne Mitarbeiterkommunikation. Sie sind nicht schnell genug beim Adressaten, können nicht einfach verteilt werden und ihr Ergebnis ist nicht ohne zusätzlichen Aufwand messbar. Und machen wir uns nichts vor, auch die persönliche Weihnachtsgrußkarte landet, spätestens wenn es auf Ostern zugeht, aus Platz- und Jahreszeittechnischen Gründen im Papierkorb.

• Gut für spezielle Anlässe und die persönliche Note
• Für kritische Informationen nicht schnell genug
• Ergebnis nicht gut messbar

5. Informationskaskade

Persönliche Übermittlung oder stille Post?

Die Informationsweitergabe von Person zu Person, häufig entlang der Hierarchie von Führungskraft in ihre jeweiligen Teams, stellt regelmäßig das Rückgrat der Informationsweitergabe innerhalb eines Unternehmens dar. Der große Nachteil: Dabei hängt fast alles von den individuellen Kommunikationsfähigkeiten der Führungskräfte ab. Auch die Reichweite stellt, vor allem bei Schichtbetrieben und Außendiensten, eine Herausforderung dar.

• Von Person zu Person, entlang der Hierarchie
• Abhängig von Führungskräften
• Herausforderung: Reichweite (Schichtbetrieb, Außendienst, etc.)

6. Digital Signage

Nur ein Trend oder neuer Spitzenreiter?

Der erste große Vorteil ist, dass Sie den Inhalt Ihres Digital Signage Systems (global oder für einzelne Displays) zentral und lokal steuern und Informationen von überall in Echtzeit anpassen und austauschen können. Durch vollautomatisierte Inhalte lässt sich Ihr Aufwand für den Betrieb hier sogar auf ein Minimum reduzieren. Der zweite große Vorteil ist die Kombination der Inhalte mit interaktiven Elementen, durch Touch-Displays, die Integration einer Mitarbeiter-App in das System für Feedback und die Einbindung des Intranets.

In den letzten Jahren haben sich die Anschaffungskosten für Digital Signage Systeme durch neue Technologien dramatisch reduziert und stehen nun nicht nur den ganz großen Unternehmen zu Verfügung. Digital Signage Displays an strategisch klugen Orten im Unternehmen verbessern Informationsgrad, Reichweite und Markenstärke. Die Positionierung stellt dabei gleichzeitig auch das größte Risiko dieses immobilen Kommunikationskanals dar – denn schlecht positionierte Displays werden nicht gesehen.

• Zentrale und lokale Steuerung der Inhalte in Echtzeit
• Vollautomatisierte Inhalte reduzieren Aufwand
• Interaktion erweiterbar durch Touch-Anwendungen und Integration von Feedback-Möglichkeiten
• Reduzierte Anschaffungs- und Betriebskosten
• Risiko bei schlecht positionierten Displays

7. Mitarbeiter-App

Welches Gerät haben alle Ihre Mitarbeiter fast immer griffbereit?

Die Mitarbeiter-App ist eine der effektivsten Instrumente für die interne Unternehmenskommunikation. Und die Nutzung der App zur Kommunikation ist ja nur eine der vielen Möglichkeiten, für die sie verwendet werden kann. Denken Sie an Ihre HR-Prozesse, unternehmensweites Wissensmanagement, effizienten Mitarbeiter-Self-Service, intuitive Bestellprozesse und weitreichende Feedback-Schleifen.

• Wichtige Informationen (Offizielles, Warnungen)
• HR-Prozesse (Auslagenabrechnung, Urlaubsanträge)
• Wissensmanagement (Company-Wikipedia)
• Mitarbeiter-Self-Service (Servicebuchung, Events)
• Bestellprozesse (Materialbeschaffung, Bürobedarf)
• Feedback-Schleifen (Bewertungen, Umfragen)